湖南长沙会议会展服务组织的注意事项
Ø 会前筹备阶段：
² 会前分工不明确，没有将会议中需要衔接准备的各项事务落实到人，没有明确每位事件责任人的时间表，导致参与人员虽多，但却没有头绪，工作混乱；
² 会前动员会时忘记向所有会务组成员阐明会议举办的原则、目的、意义、我们期望达到的预期效果等，导致与会成员对会议的定位不清；
² 确定会议时间时，没有更多了解同一时间是否很多人员不能参加。如职称考试、其他会议等。所以会前必须尽可能将每位到会客人都明确下来，以方便住宿的安排和费用的合理规划；
² 会议用的资料、展具、礼品准备时间仓促，忘记了对每项物品进行逐项检查，结果临近使用时才发现物料有损害或不便使用，应该至少提前一周对物料进行安排，以保证到达时间和正常使用；
² 费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。
² 筹备会只有产品经理和主管参加。其实应该让更多的人参加筹备会，第一可以集思广益，第二让大家都了解整个会议的内容。
² 忘记了在筹备中始终保持统一的形象，如统一会议的邀请函、统一着装、统一标准用语等；
² 没有及早的将接站的时刻表整理出来，也没有充分考虑到交通、路线等对时间的影响，导致接站的安排比较混乱、车辆不能及时到位或出现客人的疏漏；
² 费用预算时只看大项，忽视小项。如专家接待费用、工作人员办事来回车费等。
Ø 会议期间控制：
² 会议分工后各环节之间的衔接不够。如接站的人和跟车的人之间衔接，负责会场内的人和负责餐厅的人之间的衔接；
² 签到表的设计和登记不够详细，应该将房间号、联系电话等细致记录，以便会间拜访和果盘、物品的配送等，发放的会议须知或日程表上宜列明会务组负责人的姓名、电话等，方便客人遇到紧急事件的处理；
² 会间忘记设立专门的茶歇处，提供较丰富的水果和食品等以增强会议的服务质量，还应预计好需要自备酒水的数量等以便提前购买；
² 宜提前对邀请专家的讲座内容作充分沟通，防止脱离我们的会议目的；
² 整个会间应有专人对专家和部分重要客户进行陪护；
² 只关注自己的客户，忘了在所有参会代表面前，你只是我们团队一个整体中的一只手。一定随时想到在另一个地方有同事还在照顾着你的客户；
² 所有岗位的人应该提前上岗，延后撤离。如负责安排住宿的人可考虑是否有必要提前住进宾馆；
² 会议开始前应全面调试电脑、多媒体、话筒、激光笔、演讲席、坐牌等，防止会间因意外情况中断；
² 开始试着话筒效果很好，可是开会时效果很差，因为开会时将大会议室隔成了小会议室，被屏蔽了；
² 开始邀请的人数比实际到会的人数少。菜也没准备那么多，会议室也搞得很拥挤。资料礼品也不够；
² 手机没电，找不到人，非常着急。会场里我们自己的手机在叫；
² 本来想让专家讲三蕊的，结果讲了很多异维甲酸。因为前期沟通太不到位；
² 会上讨论时有人总在提与会议内容无关的问题。因为没提前安排可以帮我们说话的客户；
² 如会议地点和用餐地点不同，应提前安排好车辆和紧急情况的应急措施，避免时间的耽误和出现安全意外；
² 临近会议快结束时，及早通知用餐处准备，以免人员空等；
Ø 会后衔接跟踪：
² 忽视对客户安全的关注，谨防出现以外事件；
² 向客户强调退房的时间要求，以及退房退卡的方式等，避免房牌的遗失和物品的遗漏，会务组宜有专人负责；
² 对客户的返程时间和方式应详细询问，提前列明时间表并由专人安排送站事宜，尤其防止疏漏和衔接失误；
² 送站时须有认识大部分客户的人员在会议酒店组织送站工作，避免出现客人无人送，客人空等，车辆空等的现象；
² 避免会后都在照顾客户了，没人收拾摊子；
² 所有的物料须在会后再次进行细致的清理和收拾，避免展具的损坏，以备下次会议的使用；
² 对贵重的电脑、多媒体、激光笔等物料仔细整理，谨防遗漏诸如插线板一类的物品；
² 客人离开前注意关于会议的意见反馈表是否已经发放，便于对会议进行跟踪评估并加强客户印象；
² 会后忘记须要举行会后的经验总结小会，不但便于发现会间出现的错误和加强改进，还可以对费用进行及时的整理以免错误；
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