一、不宜将会议委托给没有会议接待经验的旅行社去接待。因为会议接待专业性较强，讲究技巧，而旅行社只知道接待旅游团队，不熟悉会议接待流程和特点，由旅行社导游、计调、经理去接待会议，势必漏洞百出，而且笼罩着一种浓重的商业阴影和单纯旅游的色彩，易造成上级主管单位与会议代表的不信任和反感。应选择经验丰富的专业会议会展公司接待为好。 

    二、不宜将会议委托给一般业务员去接待。目前，在全国旅行社中，部门承包现象十分普遍。部门风险自担，如出现大的债务纠纷，重大事故和严重质量问题时，旅行社法人代表可能会矢口否认，说他们社里根本就没有这么一个人，是别人假冒，您与这个人签的会议接待合同也因为没有法人代表签字或授权委托书而成为无效合同，致使主办单位蒙受损失。 

    三、注意选择有一定规模的会议会展公司合作，若规模太小，在房价、订返程票、用车、员工人手、资金实力、活动能力、保障措施等方面均受到限制，存在一定风险。 

    四、选择会议酒店，应选择以接待会议为主，具有会议接待经验的会议型酒店，这类酒店从硬件配置方面，适合开会要求，如有大小不等多个会议室，有各种会议会展设备、器材，从软件方面考虑，他们的员工熟悉会议接待特点，容易沟通，乐意配合，同时酒店考虑到会议会展公司有长期大量的业务支持他们，更会尽心竭力。 

    五、会后考察要办意外险，不宜听信已含责任险的骗人之词，俗话说，行船驾车三分忧，旅游也有风险，为代表办理意外险，能有效化解风险，可使主办单位永立于不败之地。责任险是旅行社为自己投保的一个险种，按有关保险法规，谁投资谁受益的原则，旅游者是无权享受这个险种的，国家旅游局也规定责任险投资人必须是旅行社，不能向旅游者收取，若承诺行程、合同中已含责任险纯属欺诈，更是违法。 

    六、会议旅游所住酒店、用餐、用车、及导游均应比普通旅游团条件要好得多，应在同一档次中安排最高标准，最好是根据会议特点设计的专门旅游行程。参会者一般都是当地的中上层人物，他们平时就习惯了尊宠，对旅途中的享受期望值较高。如果与普通旅游团标准无异，他们便会将组织者说的一无是处。